ELEMENTOS DE SECRETARIADO   Leave a comment

 DEFINICIÓN DE UNA SECRETARIA

 

Profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencia de un superior jerárquico a quien se le lleva una agenda y se le custodian unas actividades por medio del orden del documento en la oficina y en la empresa en general. Es el cargo que ocupa una ser humano diligenciando también una nomina, realizando pagos y sueldos haciendo deduciones y bonificaciones de los empleados en beneficio de la empresa. es ademas, un ser integro en sus tareas eficientes y eficaz en sus funciones, responsable y atenta en sus deberes recursiba y creativa en organización general de la empresa. En fin es una persona auxiliar administrativa y de gerencia.  

MISIÓN DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona, un apoyo incondicional con las tareas establecidas, ademas de acompañar la vigilancia de los procesos que se siguen dentro de la empresa.

PERFIL DE LA SECRETARIA

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza y que cumpla con las siguientes caracteristicas:

  • Buena presencia
  • Persona de buen tacto, amable, cortes y seria
  • Excelente redacción y ortografia
  • facilidad de expresión verbal y escrita
  • Persona proactiva y organizada
  • Facilidad para interactuar en grupo
  • Dominio de windows, microsoft office e internet
  • Brindar apoyo a todos los departamentos
  • Desempeñarse eficiente en el cargo
  • Aptitud para la organización
  • Buenas relaciones interpersonales
  • Dinamica yentusiasta
  • Habilidades para el planteamiento la planeación, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones
  • Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión 

FUNCIONES DE LA SECRETARIA MODERNA

  • Ser puntual en todas sus actividades
  • Reclurtar las solicitudes por parte del departamento del servicio al cliente
  • Hacer una evaluaciòn periodica de los provedores para verificar el cumplimiento del servicio
  • Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento asignado y correspondiente para que todos estemos informado y se pueda desarrollar bien el trabajo
  • Mantener decisiones sobre todo lo que respecta a la empresa
  • Evitar hacer comentarios innecesario sobre cualquier funciòn o departamento dentro de la empresa
  • Hacer y recivir llamadas telèfonicas para tener informado a el jefe de los compromisos y demas asuntos
  • Obedeser y realizar instrucciones que son asignadas por el jefe
  • Mejorar el aprendizaje continuamente
  • Ser eficiente y eficaz en cada uno de  sus labores
  • Ser dinamica creativa y proactiva segun la situaciones que se presenten
  • Evaluar y reevaluar constantemente sus funciones                                                                                                                                    

DESEMPEÑO SECRETARIAL

Para ser una excelente secretaria debemos tener en cuenta las siguientes actitudes.

Tener buena presencia, buen tacto, ser amable y cortez. Que al momento de realizar un trabajo podamos tener una excelente redacciòn y ortografia sobre todo tener la facilidad de una expresiòn verbal y escrita, por que a si demuestro ser una secretaria proactiva y organizada con facilidad para interactuar en grupo, tener la capacidad y disposición de brindar apoyo a todos los departamentos y demostrar que tenemos buena relaciòn interpersonal, y lo mas importante sentirse orgullosa de desempeñarse eficientemente en el cargo de una secretaria, con mucha capacidad de trabajar en equipo y bajo presiòn.

QUE ES UNA SECRETARIA DE DIRECCIÒN

Es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo por ella han de pasar los empleados y las personas agenas ala empresa que se dirijan al director

LABORES DE LA SECRETARIA

  • Las labores propia de una secretaria son:
  • Agenda del trabajo del jefe
  • Las actas de las reuniones
  • Archivo de documento
  • Manejo correcto de la correspondencìa
  • Atenciòn directa al cliente
  • Atenciòn telèfonica al cliente
  • Organizaciòn de viaje de negocios entre otros

 MANEJO PROGRAMAS DE OFIMATICAS

Hay que manejar con soltura los programas de office: word, excel, access y power point, tambien tiene que saber navegar por internet y el correo electronico.

ASPECTOS ESCENCIALES EN EL SER DE UNA SECRERTARIA

ORGANIZACIÒN: Debe tratarse de personas metòdicas y responsables

CAPACIDAD DE TRABAJAR:  Han de poder hacer 3 o 4 cosas a la ves y adaptarse continuamente a los cambios

DON DE GENTE: Tiene que ofrecer la mejor imagen posible, han de ser amable,comunicativas y capaz de relacionarse con todos los compañeros.

DISCRECIÓN: Por las manos de una secretaria dse dirección circulan asuntos que afectan a todos los departamentos de ella se espera que mantenga el secreto profesional. Iniciativa para resolver los problemas.

QUE CUALIDADES DEBE REUNIR?

DISCRECIÓN: Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por sus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta aducuada para el ambiente laboral.

PUNTUALIDAD: Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo si no también a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios o calendarios asignados a cada tarea.

PACIENCIA: Esta es indispensable si eres secretaria, enfureserse jamas a dado resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demas. Debenos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se esperan, si eres de caracter nervioso refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.

ORGANIZACIÓN: Una secretaria debe ser organizada sin excusas. Las personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti en todos los aspectos y estar tranquilas o tranquilos que tendran el trabajo solicitado a tiempo y forma. Significa que tienes que tratar de alcanzar los objetivos a los que te has comprometido pero también significa no adquirir compromisos que no se puedan cumplir.

LEALTAD: La lealtad es otra de las caracteristicas indispensables para el cargo. Sin embargo, la lealtad no significa quedarse en las buenas y malas, o dedicarse a pesar de… Significa que nos damos cuenta de las dibilidades de los superiores y no las revelamos . También abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga exitos en sus emprendimientos y trabajar por ella.

TACTO: Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser hamable si no ver que la persona esta satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilizarse por ejemplo: un cheque no esta firmado no somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejamos la situación.

RESPONSABILIDAD: La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencia ante las visitas y se atiene con responsabilidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.

TRABAJO EN EQUIPO

 OBJETIVO GENERAL: Reconocer la importancia de integrar un buen equipo de trabajo para lograr un objetivo en común.

PREGUNTAS

1.Defina trabajo en equipo

R// Podemos definr trabajo en equipo como la acción individul dirigida, que al tratar de conseguir objetivos compartidos, no pone enpeligro la cooperación y con ellos robustece la coheción del equipo de trabajo.

2. Escriba y defina los tres elementos claves de trabajo en equipo

             R// Los equipos de trabajo estan formados por personas que aportan a los mismos una serie de caracteristicas diferenciales (experiencia, formación, personalidad, aptitudes, etc) que van a influir desicivamente en los resultados que obtengan esos equipos.

  • ORGANIZACIÓN: Un equipo se debe organizar debido a estas formas para el logro de una meta u objetivo, por lo general las empresas, con esta organización implican algun tipo de división de tareas cada miembro del equipo realiza una serie de tareas de forma independiente, y es responsable de todos los resultados del equipo.
  • OBJETIVO COMÚN: No debemos olvidar, que las personas tienen un conjunto de necesidades y objetivos que busca satisfacer en todos los ambitos de su vida, incluido el trabajo. Una de las claves del buen funcionamiento de equipo de trabajo es que las metas poersonales sean compatibles con los objetivos del equipo

3. A que se refiere la cooperación

R// Se refiere al hecho de que cada miembro del equipo aporte a esté todos sus recursos personales para llegar al logro del objetivo común

4. Con base a los componentes del equipo que actividades se realizan

R// * Ofrecer nuevas ideas y proporcionar soluciones a las dificultades del equipo

*Interezarse por las ideas del otro y desarrollarlas

*Ofrecer información reelevantes y hechos contrastados

*Intentar coordinar las actividades de los miembros y clarificar las aportaciones de estos

*Evaluar los resultados del equipo

5. Porque se caracterizan los equipos cohesionados

R// Se caracterizan por que tienen menos  conflictos cuando estos surgen se encausan y se resuelven de manera positiva, la comunicación es mas fluida y todos los integrantes sienten que tiene la oportunidad de participar en las desiciones tomadas por el equipo. Esto refuerza la motivación.

6. Que valora un equipo cohesionado

R// Valora su pertenencia y se esfuerza por tener relaciones positivas con los miembros de otros equipos

7. Que es un equipo efectivo

R// Es un equipo donde  cada miembro favore las relaciones interpersonales y aporta sus habilidades para trabajar juntos a lo largo del tiempo

8. Cuales son los ejemplos de actividades de mantenimiento del equipo

Ejemplos: * Animar, aceptar y mostrar acuerdos con las ideas de los demás, mostrando solidaridad

*Contribuir a armonizar las diserciones del equipo reconciliando diferencias

*Expresar estandares de realización que a de alcanzar el equipo o ha de usar en la evaluación del proceso del mismo

*Caminar con el equipo, estando de acuerdo en realizar las ideas de los otros

* Alentar la participación de todos y no solo de unos pocos

9. Cuales son las tres competencias claves de un equipo de trabajo

R// *Saber: Esta competencia engloba las caracteristicas diferenciales entre los miembros del equipo de trabajo, a si como determinadas caracteristicas del equipo como tal.

*Poder: Se refiere a la oportunidad que tenga el equipo de poner en funcionamiento todos sus recursos para el logro de sus objetivos 

*Querer: Hablamos de motivación, de la compatibilidad entre objetivos personales y objetivos del equipo

 

Grupo empresarial de cuatro personas que trabajan en una oficina Foto de archivo - 3877485

  ETIQUETA Y GLAMOUR

 NORMAS DE CORTESIA

Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.

  • Saludar y responder el saludo
  • Reconocer y respetar los derechos de los demás
  • Identificar, tomar conciencia y cumplir los deberes
  • Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia
  • Comportarse con caballerosidad o feminidad en todo momento

NORMAS DE ETIQUTA PARA LA MESA

En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en cuales se comparte en la mesa con compañeros y directivos. Sin que el comportamiento social deba ser diferente de lo que se utiliza cotidianamente, acontinuación se presenta algunas recomendaciones.

  • Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señalen el lugar que debe ocuparse
  • No tomar asiento hasta que el anfitrión o dueño de casa no lo haga o lo indique explicitamente
  • Adoptar una posición ergida
  • No apoyar los codos en la mesa, estos deben de estar a los costados del cuerpo
  • Empesar a comer cuando hayan servido a todos los comensales
  • no elevar los codos, cuando se utilizan los cubiertos
  • No hablar con las boca llena
  • No llevar la boca a los alimentos, no hay que acercar la cabeza al plato, si no que el cubierto lleva el alimento a la boca

COMUNICACIÓN SECRETARIAL

La comunicación es la herramienta escencial a traves de la cual se organizan las acciones de las personas en una organización

FUNDAMENTOS DE LA COMUNICACIÓN

  • Proceso
  • Flujo de la comunicación

BENEFICIOS DE LA COMUNICACIÓN

  • Desaparecen los rumores y la radio pasilla
  • Se comprenden mejor los problemas
  • Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas
  • Favorece la identificación del personal
  • Incrementa la participación
  • Se estsblecen politicas basadas en la consulta y en el consenso
  • Aumenta la productividad
  • La participación recibe el adecuado reconocimiento

BARRAS DE LA COMINICACIÓN

Clasificación en:

  • Barras en el emisor
  • Barras en la transmisión
  • Barras en el receptor
  • Barras fisicas
  • Barras semáticas
  • Barras psicológicas

TIPOS DE LA COMUNICACIÓN

  • Escrita
  • Verbal
  • Corporal

MECANISMOS DE LA COMUNICACIÓN

  •  Palabras
  • Imagenes
  • Acciones
  • Gestos
  • Contextos                           

COMUNICACIÓN EFECTIVA

  •  Simplificación y precisión en mensajes escritos
  • Capacidad de escuchar empática Coherencia entre el
  • mensaje y la acción

2 REGLAS BÁSICAS A TENER EN CUENTA

  • 3 “QUE HABLO”                                                
  • Que comunicar
  • Quien da la información
  • Aquien se la va a comunicar

  3 “c”

  • Cuándo
  • comunicar                                                                                                             
  •  Cuánto
  • comunicar                                                                                                                                  
  • Como  comunicar

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

  • La comunicación existe siempre en las organizaciones (formal e informal)
  • Los empleados necesitan comunicarsen con sus superiores
  • La comunicación es un proceso continuo y acumulativo
  • La comunicación efectiva requiere canales multiples de canales conssitentes
  • Los canales mas eficaz son los bidireccionales (con interacción)

 ETIQUTA Y PROTOCOLO

TALLER

 

1 Como debe ir nuestra apariencia externa

Nuestra apariencia externa debe ir acompañada de reglas de cortesia que son necesarias para vivir en sociedad y para poder disfrutar de una vida tranquila

2 Que se define como protocolo

Es un conjunto de normas o reglas impuestas por las costmbres destinadas a reglamentar nuestros actos en la sociedad.

El protocolo es un tema muy amplio que abarca muchos conceptos y temas que no son faciles de clasificar. Es una disciplina que determinan las formas bajo las cuales se realiza una actividad humana importante, son las pautas bajo las cuales se desarrolla un determinado acto o de venta

3 Por que se dice que una persona es un conjunto?

Se dice que una persona es un conhjunto por que además de saber, debe tambien ser, pues no solo con educación se puede actuar en sociedad. Una persoana no es solo cultura, formación, educación o hamabilidad. Una persona es un conjunto de todos esos elementos cambiados hace posible que una persona sea completa.

4 Como se logra el equilibrio en nuestra relación humana?

Para lograr un equilibrio en nuestras relaciones deberiamos saber que nuestro comportamiento

 5 GLAMOUR

El glamour se define como el encanto que posee una persona que encanta que impresiona que deje huella

6 No es solo la belleza física es satisfacción elegancia se ve reflejado en todo aspecto de un apersona, es su manera de vestir, de caminar, de sentarse, de hablar, de sonreír, de mirar, en su pulcritud, y no solamente está asociado al lujo o al refinamiento, sino a su manera de actuar en todo momento

7 El glamour se diferencia de la belleza mas simple y cotidiana, por que una persona puede ser bella pero si carece de elegancia pasara inadvertida

El glamour mas que todo identifica a una mujer, que camina derecha, con su vestuario pulcro, que anda sin carreras, con la mirada al frente, y bien perfumada

9 Se identifica por ser un hombre pulcro, bien vestido, elegante caballeroso y galante, es un hombre con glamour sin que su condición viril se acabe

 10 Es un código que gobierna las expectativas del comportamiento social, de acuerdo a las normas convencionales dentro de una sociedad, clase social o grupo social, refleja formulas de conducta establecidas social ment

11 No describe un verdadero sistema de actos sociales tanto en eventos familiares como en grandes ceremonias que garantiza el respeto mutuo en nuestro entorno, elementos que nos permiten unas buenas relaciones con los demás para vivir mejor

 12 Los códigos de la etiqueta prescriben y restringen las maneras en que las personas interactúan con los demás, basadas en el respeto para los otros y las costumbres aceptadas en una sociedad

 13 Saludar a nuestros familiares amigos y conocidos con calidez y respeto, abstenerse de insultos, ser hospitalario con los invitados, usar ropa adecuada, tener un buen comportamiento en la mesa, la puntualidad, entre otros

 14  Los buenos modales son necesarios para vivir en sociedad, para conseguir las metas que no hemos propuesto y para poder disfrutar de una vida tranquila hay que saber que en el trato con las demás  personas hay unas ciertas reglas que deben aplicarse así sea o no de tu agrado esa persona

15 Tener buena educación ayuda a saber que hacer en casi todas las situaciones cotidianas, a saber tratar con respeto a todas las personas, sin distingo de raza o condición social

16 La educación debe ser una tarea diaria constante y seguramente algo repetitivo

 COMO USAR LOS CUBIERTOS

 

 PLEGARIA DE LA SECRETARIA

 

Ayúdame señor: tener la capacidad para contestar el teléfono amablemente y atender al mismo tiempo  visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista en dos minutos, aunque tengo la plena corteza que apenas mañana será firmada.

No perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando el papel que tal cual yo sospechaba y está en el bolsillo de mi jefe.

A tener una memoria de computadora para recordar hechos que sin importancia a mi jefe hace mucho tiempo que según el estoy obligada a recordar fácilmente.

A tener la sabiduría de varios profesores universitarios aunque mis estudios han sido simplemente secundarios o técnicos.

A saber dónde está el jefe, que está haciendo y a qué hora volverá aunque eso lo sepa nadie y mucho menos su esposa.

A tener la habilidad de un mas para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, después de que he dicho no está y de repente el me habla en voz alta.

EXCUSAS QUE LA SECRETARIA DEBE EVITAR

1. No creí que fuera tan importante

2. Siempre lo hemos hecho así                            

3. No sabía que era urgente

4. Tengo tanto trabajo que no he podido archivar

5. Eso no me corresponde a mi

6. Nadie me dijo que lo hiciera

7. Se me olvido

8. Estoy esperando que me lo autoricen

9. Lo entregue pero no me acuerdo a quien

10. Espera a que llegue y se lo preguntas

11. Te lo había dicho

12. Pa mañana se lo tengo

13. Ese es tu trabajo no el mío

14. Mi trabajo no es ese

LOS SIETE PECADOS CAPITALES DE LA SECRETARIA

La secretaria tiene actualmente una importancia vital en todos los medios de trabajo tanto en instituciones públicas o privadas.

Cada día la secretaria influye con su actitud e inclusive con su sola paciencia para crear una empresa. Si bien es cierto que hay excelentes secretarias también debemos reconocer que existen otras que no pueden ni podrán considerase como buenos elementos.

Veamos las siete debilidades mas frecuentes de algunas secretarias si usted está decidida a superarse profesionalmente evite caer en los siguientes errores.

1. APARIENCIA DESCUIDADA: Se debe llegar a la oficina lista para trabajar la apariencia de una secretaria ejecutiva sinónimo de pulcritud.

2. BANQUETES EN LAS HORAS DE TRABAJO: Es de mal gusto comer dentro de las horas de trabajo en el espacio exclusivo para lo laboral deja una sensación de falta de cultura decencia buenos hábitos entre otras.

3. ABUSO DE TELEFONO: Una gran parte de los negocios a asuntos

oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se está bloqueando un importante medio de comunicación de la empresa o institución se forma un caos en el interior de la misma que obstaculiza el normal desarrollo de la misma. El uso, de este medio de comunicación permite identificar a las secretarias con criterio y conciencia de ética profesional.

4. INDISCRECION: Cometer con otras personas los asuntos y problemas de su trabajo, constituye una falta gravísima. Una excelente secretaria debe ser  leal a su jefe y a la empresa donde labora.

5. DESCORTESIA: Ser Cortez representa educación, respecto por nosotros mismos y por los demás. Recuerde que el concepto que tengan los visitantes de la empresa se deberá un alta porcentaje al trato que usted le dé.

6. MURMURACIÓN: La comunicación es muy importante para toda empresa o institución no se involucre en grupos que se reúnen en los pasillos para intercambiar chismes y rumores.

7. ACTIVIDADES AGENAS AL TRABAJO: Las rifas, las colectas, ventas de todas las rifas son actividades prohibidas para una excelente secretaria ya que invierte mucho tiempo en distracciones y molestias en el personal de una oficina.

LAS VENTAJAS DE UNA SECRETARIA EFICAZ

 Si tiene una buena secretaria, seguramente sabe cual valiosa es.

Una buena secretaria será su mano derecha. Lograra organizar sus asuntos para que usted pueda enfocarse en los temas importantes.

Mantendrá todo funcionando normalmente. También tendrá buenas relaciones interpersonales y se podrá comunicar efectivamente con los clientes y colegas.

Lamentablemente, hay michas secretarias en el ambiente laboral que no son reconocidas ni apreciadas lo suficiente.

En muchas empresas, los jefes delegan prácticamente todos los aspectos de los negocios en sus secretarias… y las secretarias no los defraudan.

Lamentablemente, en muchos casos, las secretarias son dejadas totalmente de lado al momento de evaluar posibilidades de capacitación para el personal. A menudo se invierte dinero en enviar personal clave a seminarios y conferencias, paro se invierte poco y nada en actualizar las habilidades de las secretarias. Y las áreas mas importantes son generalmente las habilidades vivenciales… comunicación, manejo de gente, actitud, etc.

 Trabajando en forma eficaz con su secretaria

Capacite a su secretaria invierta tiempo y dinero en su desarrollo personal

  Explique con claridad y alcance de la autoridad que la delega

  Explique claramente cuáles son sus expectativas respecto al trabajo

  Comuníquese con ella diariamente – manténgala informada

  Felicite y aliente su secretaria en forma regular

   Comparta sus éxitos

 Las expectativas de la secretaria

 Ellas desean:

     Un jefe comunicativo

 Jefe que entiende que cuando se les da tareas para hacer, aunque las hayan delegado en dos minutos, a la secretaria le podría llevar dos días para llevarlas a cabo.

      Un jefe que entienda que la secretaria tiene que hacer muchas tareas a la vez Además de  contestar todas todas las llamadas telefónicas. Muy a menudo tiene muchas interrupciones, que pueden causales atrasos en su trabajo.

      Un jefe que las aprecie y que entienda que una secretaria efectivamente tiene una vida fuera del trabajo y también necesita tomarse un tiempo libre como lo hace usted.

      Un jefe que reconozca su valor y dedicación y que mantenga su remuneración a niveles de mercado.-

      La última palabra aunque hay mucha gente buscando trabajo, encontrar una buena secretaria es como encontrar una aguja en pajar. De hecho, la gente de recursos humanos consideran a esta búsqueda una de las más delicadas.

Si ha encontrado a la persona indicada no la deje ir. Cuídela y ¡ella cuidara de usted!

 

 DOCUMENTOS COMERCIALES

 Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.

La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio

* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.

* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Nota de pedido o de compra.

Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento comercial no obliga a realizar la operación.

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

Nota de ventas.

Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la Nota de Venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos.

Remito o remisión.

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura.

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina ala sección facturación para que proceda ala emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.

Factura.

Es la relación escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta.

Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la copra y con su contabilización queda registrado su compromiso de pago.
Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

Nota de débito.

Llámese así a la comunicación que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. E

Nota de crédito.

Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma.

Cheque.

Llámese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto.

Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque.

Recibos.

El recibo es una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda.

Pagaré.

Llamase pagaré al documento por el cual una persona se compromete a para a otra, o a quien ésta indique, una suma de dinero determinada, en una fecha establecida y en un domicilio estipulado

CARTA COMERCIAL

Es la comunicación entre personas o empresas que se dedican al comercio o algun asunto de común interes

MARGENES QUE DEBE LLEVAR LA CARTA

Superior: 3 o 4 cm

Lateral izquierdo: 3 o 4cm

Inferior: 2 o 3 cm

Lateral derecho: 2 o 3 cm

Arial: 12

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO: Todas sus lineas parten del margen izquierdo hacia la derecha

BLOQUE: El número y la fecha, el asunto, nombre y cargo del remitente

PARTES DE LA CARTA

1 Número: En forma consecutiva,

2 Fecha: Mdellín, 19 de Agosto de 2011

3 Datos del destinario

3.1 Señor(a), Doctor(a), nombres y apellidos en mayusculas sostenidas o solo inicial, según el caso

3.2 Cargo que desempeña la empresa

3.3 Nombre de la empresa

3.4 Dirección

3.5 Nombre de la ciudad

EJEMPLO DE CARTA COMERCIAL

INFORME

Es un intrumento que sirve para responder a una solicitud que generalmente requiere una cierta investigación y reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.

Los informes generalmente en las empresas son confidenciales tienen carácter formal objetivos y claros para que el lector pueda comprenderlos especialmente si es de tipo técnico. Si se incluyen anexos estos deben ir al final del informe y si son imagenes o tablas a color

ACTA

Es un documento en que se orientan los acuerdos tomados en una sección o reunión en forma resumida pero contundente normalmente se escriben en un libro llamado libro de actas. Los requisitos que se exigen para levartan actas estas regulados por el codigo de comercio y por los estatutos de la empresa. un acta esta constituido por:

1 Encabezamiento, titulo, nombre de la empresa o asociación

2 Lugar, fecha, hora de inicio y de terminación

3 Lista de asistentes

4 Lista de ausentes

5 Orden del dia y temas

6 Desarrollo orden del día

7 Sitación nueva reunión

8 Conclusiones

9 Lectura

10 Aprebación y firma

SERVICIO AL CLIENTE

PPT servicio al cliente ppt

 

 MAPA CONCEPTUAL SERVICIO AL CLIENTE

mapa conseptual

Publicado mayo 5, 2011 por secretariacontable

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